Khi có việc sáp nhập tỉnh, thay đổi địa chỉ hành chính (ví dụ như nhập 2 tỉnh lại, đổi tên tỉnh, huyện, xã…), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện một số thủ tục để cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp pháp. Cụ thể như sau:
✅ 1. Cập nhật địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Dù doanh nghiệp không thay đổi vị trí thực tế, nhưng khi địa danh hành chính thay đổi (tên tỉnh, huyện, xã…), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung:
- Cập nhật địa chỉ trụ sở mới đúng theo quyết định hành chính nhà nước.
Ví dụ:
Cũ: Xã Nam Phong, Huyện Phong Điền, Tỉnh A
Mới: Phường Nam Phong, Thành phố Phong Thịnh, Tỉnh B
→ Phải cập nhật lại địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
✅ 2. Thủ tục cần làm:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ hành chính
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
- Quyết định và biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên hoặc cổ phần)
- Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ)
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới
✅ 3. Các việc cần làm sau đó:
- Cập nhật hóa đơn điện tử (liên hệ với nhà cung cấp để cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn)
- Cập nhật chữ ký số nếu cần
- Thông báo với ngân hàng để cập nhật địa chỉ trên hồ sơ mở tài khoản
- Cập nhật với đối tác, cơ quan thuế, hải quan (nếu có)
⚠️ Lưu ý:
- Doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng giấy đăng ký kinh doanh cũ với địa chỉ cũ sau khi có thay đổi địa giới hành chính.
- Việc không cập nhật đúng địa chỉ có thể ảnh hưởng đến hóa đơn, giao dịch ngân hàng, quyết toán thuế hoặc tham gia đấu thầu.
